• DOKUMENT kwestionariusz wstępny
• DOKUMENT wniosek o fundację lub rejestrację
• DOKUMENT zgłoszenie własnego projektu
• DOKUMENT oświadczenie fundatora
• Dokument ksiązkowy herbarz

W realiach polskiej heraldyki należy przyjąć że dla herbów szlacheckich w odniesieniu do wiekszości nazwisk zakończonych na ski, w herbarzach i archiwach da się znaleźć nie tylko jeden ale nawet kilka herbów. Czy jednak oznacza to że każda osobą nosząca nazwisko historycznej rodziny szlacheckiej ma prawo posługiwać się takimi herbami. Prawo do historycznego herbu nie wynika z używania takiego samego nazwiska, ale z genealogicznego pochodzenia.

Właśnie taką heraldykę preferujemy popularyzując tworzenie nowej tradycji rodzinnej, fundacji własnego herbu obywatelskiego (mieszczańskiego).

1. Dowód pochodzenia od protoplastów rodu legitymującego się herbem szalcheckim bądź mieszczańskim

Każda osoba czy rodzina, która chciałaby posługiwać się herbem historycznym, musimy udowodnić, że wywodzi się w nieprzerwanej linii od posiadacza takiego historycznego herbu, szlacheckiego czy mieszczańskiego. Potwierdzenie takie, jest jedynym i najważniejszym punktem dopuszczającym do stosowania, a więc ponownego przyjęcie istniejącego starego herbu.

Szansą na spełnienie takiego warunku, są dogłębne i rzetelne badania histori rodzinny.

Pod tym względem zrozumiałe jest, że możliwość natrafienia na herb historyczny w ramach badań archiwów genealogicznych rośnie wraz z uzyskaniem odpowiednich dokumentów. Jednakże należy zdać sobie sprawę że w wyniku wojen większość takich dokumentów uległa zniszczeniu i w rzeczywistości jest to bardzo trudne,

2. Fundacja nowego herbu rodowego

Pragniesz stworzyć nową tardycję rodzinną, własny herb rodowy dla Twojej Rodziny, zaufaj doświadczeniu certyfikowanych heraldyków wspólpracujących z Polską Rolą Herbową, którzy poprowadzą Cię ku fundacji prawidłowo zaprojektowanego znaku herbowego.

W trakcie całego procesu projektowania Twojego herbu, do twojej dyspozycji stoi doradztwo ekspertów ds. Heraldyki, wspólpracujących z Polską Rolą Herbową. Przesłane. Twoje dokumenty zostaną złożone na ich ręce. To oni przygotują i stworzą projekt herbu rodzinnego ze szczególnym uwzględnieniem obowiązujących zasad heraldyki. Efektem ich pracy jest prawidłowy herb, który można praktycznie zarejestrować niemal każdej innej, europejskiej roli herbowej.

W tym miesjcu należy bezwzglednie wyjaśnić krążące w społeczeństwie polskim, powszechne uprzedzenia wynikające nie tylko z nieznajomości realiów heraldyki europejskiej ale przede wszystkim z niezrozumienia sensu historycznych herbów mieszczańskich jak też zaściankawości tak zwanych ,,obrońców polskiej tardycji szlacheckiej,,

Wbrew powszechnym przesądom każdy obywatel ma prawo posługiwać się herbem – nie tylko rody szlacheckie.
Mimo to wiele osób nadal uważa, że ​​herb rodzinny jest przywilejem rodzin szlacheckich. Tak było w początkach heraldyki, ślady takie można znaleźć w XII wieku, kiedy rycerze zaczęli nosić pełne zbroje i zamknięte przyłbice. Aby na polu bitwy można było odróżnić przyjaciela od wroga.

W tym celu stosowano na jak największe powierzchnie , zbroji , ubioru czy pola płacht chorągwi takie oznaczenia, jako odpowiednio namalowane kolorowe symbole. To były narodziny heraldyki. Ponieważ z reguły na polu bitwy znajdowały się tylko rody szlacheckie w pełnej zbroi, herby początkowo ograniczały się do tych rodzin. Jednak aspirujące inne grupy społeczne szczególnie mieszczaństwo, przejęły te szlacheckie zwyczajwe już w XIII wieku. Od tego czasu znamy heraldykę prywatną. Dlatego dzisiaj większość herbów rodzinnych, które można odnaleźć w literaturze (około 90%) to herby mieszczańskie.

Większość ludzi zakłada, że herby rodzinne były nadawane. Herby rodzinne mieszczańskie, prawie nigdy nie zostały przyznanawane na zasadzie nadań. Herby mieszczańskie przyjmowały osoby towarzyszące urzędom, lub mieszczaństwo, dla których w ich czynnościach prowadzenia interesów, konieczny był element urzędowego potwierdzenia transakcji lub oznaczenia własności towaru lub wyrobu. Tak rozszerzyło się stosowanie pieczęci, na której umieszczano tego typu znaki. Oczywiście również osoby, które wspinały się po drabinie społecznej, często uważały za dobre maniery posiadanie własnego rozpoznawalnego znaku, na przykład kupcy, którzy podpisywali kontrakty itp.
Tak więć kontaktując się z ówczesnymi heraldykami, zlecano wykonanie herbu, uzyskując projekt wykonany według ustalonych już wówczas reguł. Elementy herbu, zazwyczaj były przystosowane do praktycznych i własnych potrzeb ich posiadacza.
Dopiero po tym uzyskaniu takiego projektu, herb był zazwyczaj przedkładany do zatwierdzenia ówczesnym władzom , najczęściej książętom lub wyznaczonemu do tych aktów nadwornemu palatynowi. Procedura ta była chętnie praktykowana, ponieważ książęta uzyskiwali z niej niemałe korzyści finansowe.

3. Herby rodzinne na tle różnych krajów

Historia heraldyki mieszczańskiej w głównej mierze rozwinięta jest w krajach o monarchi konstytucyjnej. We wszystkich monarchiach nadal istnieją urzędy i władze heraldyczne. Heroldowie z urzędu zajmują się sprawami heraldyki i genealogii. Jako obywatel takiego kraju możesz ubiegać się o założenie i rejestrację herbu rodzinnego. Dla przykłądu, w Niemczech do 1919 Urząd taki był między innym w Berlinie (Reichsheroldsamt).

Dziś w Europie heraldyką i genealogią zajmują się dziesiątki stowarzyszenia.W Polsce istnieje jedyna rola herbowa zwana Polska Rola Herbowa Nova Heroldia, poza tym powstało kilka prywatnych Instytutów Genealogicznych, które zajmują się poszukiwaniami genealogiczno heraldycznymi. Dla przykładu w Niemczech, obecnie istnieje ponad 100 genealogiczno – heraldycznych kół roboczych, zrzeszających ponad 38 000 członków.

Niewielu jednak podejmuje zawodową pracę heraldyczną tworząc rolę herbową. Najbardziej rozpoznawalny instytut heraldyczny to Pro Heraldyka , General German Roll of Arms . W październiku 2013 r. Instytut ten wydał wydany 20 tomowy Generalny Rejestr z wszystkimi herbami z terenu całych Niemiec.

4. Heraldyczna poprawność i wyjątkowość

Aktualnie obowiązujące podstawy zasad heraldycznych pochodzą z początków heraldyki, czyli z XII wieku i obowiązują do dziś. Zasady te są jasno określone, szczególnie w kwestii jakie elementy może czy powinien zawierać dany herb. Do nich zaliczamy nie tylko określone części składowe herbu, symbolikę heraldyczną, ale także podstawowe kolory heraldyczne, czy fachowe słownictwo opisu herbu Przy pełnym herbie, tarcza, odpowiedni hełm, labry czy klejnot, są absolutnie niezbędnymi elementami. Dopuszczalna w naszej roli herbowej jest sentencja, zamieszczona na wstędze pod herbem, jako element podkreślający indywidualność fundatora. Jeśli jednak herb składa się o, tylko z tarczy, bądź posiada dodatkowy element jak trzymacze, herb taki w naszej roli herbowej nie może zostać zarejestrowany.

Polska Rola Herbowa Nova Heroldia, posiada w swoim zasobie również  herby zarejestrowanych w innych europejskich  rolach herbowych.Także  u nas rejestrowane herby znajdują się w innych rolach herbowych. Dokonując rejestracji herbu rodzinnego w naszej roli herbowej, należy zasadniczo przestrzegać dwóch warunków: Heraldycznej poprawności i wyjątkowości i niepowtarzalności.

5.Wyjątkowość i niepowtarzalność herbu

Komisja heraldyczna Polskiej Roli Herbowej, zaakceptuje herb rodowy tylko wtedy, gdy można wykazać, że kombinacja symboliki i kolorystyki nie była wcześniej używana. Z około 1,7 milionami znanych herbów rodzinnych, które powstały jedynie w kręgu krajów europejskich, jest to dość pracochłonne i odpowiedzialne przedsięwzięcie. Oczywiście nigdy nie zaistnieje stu procentowa pewność weryfikacji wszystkich , więcej lub mniej znaych herbów, jednakże w procesie projektowania dokładamy wszelkich starań aby wykluczyć taki konflikt co potwierdzamy naszym certyfikatem.

W swych pracach projektowych posiłkujemy się obok zasobu herbarzy polskich również a może przede wszystkim z dzieła dr. Ottfrieda Neubecker które sięga do historycznego rejestru herbowego, który powstawał przez dziesiątki lat i pozostawił swój ślad w „Wielkim leksykonie herbowym”. Dr. Ottfried Neubecker nazywany jest w kręgach heraldyków „papieżem heraldyki” i uważany jest za jednego z największych nowoczesnych heraldystów XX wieku.
Njedynie na podstawie takich obszernych zbiorów archiwalnych herby takie można zidentyfikować w porównywaniu symboli. Nierzadko otrzymujemy zapytania internautów, co do herbów na różnych przedmiotach op[atrzonych herbem bez przypisanej nazwy, np. na starych meblach lub biżuterii. Dzięki historycznemu rejestrowi herbowemu udaje się z powodzeniem zidentyfikować wiele takich znaków herbowych.

Efektem końceowym procesu fundacji i rejestracji nowego herbu, są dokumenty fundacyjne, takie jak : list herbowy, akt rejestracyjny, aneks do aktu rejestracyjneo, legenda herbowa, bądź genealogia rodziny. Oczywiście linia genealogiczna stworzona na podstawie przedstawionych orginalnych dokumentów, dotyczących protoplastów rodu i związku z rodziną fundatora. Tylko po spełnieniu takich warunków genealogia za aprobatą fundatora może zostać opublikowana.

Herbarze wydane przez Polską Rolę Heraldyczną są dostępne we wszystkich większych polskich bibliotekach. Są one gwarancią, z jednej strony że większe grono zainteresowanych heraldyką uzyska do nich dostęp, a z drugiej strony, że umożliwia to prześledzenie w przyszłośc,i powiązań rodzinnych z historią fundatorów herbu. Dzięki publikacji i rozpowszechnieniu wizerunku nowego fundowanego herbu, uzyskuje się również podstawy prawne do potwierdzenia istniejnia takiego herbu. Na podstawie tekstu fundacji i rejestracji, można również zaskarżyć na mocy prawa cywilnego, w przypadku nadużycia, plagiatu czy fałszerstwa heraldycznego, osobę roszczącą sobie niezgodnie z prawdą, prawa do takiego wizerunku herbu.

W konkluzji naszych rozważań, należy zauważyć, że nowa tardycja heraldyczna posiadania własnego herbu mieszczańskiego ( obywatelskiego), jaka została zapoczątkowana przez twórców Polskiej Roli Herbowej, ma szanse na przetrwanie jedynie wtedy kiedy zadomowi się na dobre w świadomości polaków ceniących tradycje rodzinne.